3 minute read

Voordat je een rapport maakt, moet je eerst bepalen wat het onderliggende verhaal is. Storytelling wordt vaak genoemd. Maar hoe kun je een story bedenken die je kunt “tellen”? Het antwoord is te vinden in oude detectiveseries. Daarin zie je dezelfde structuur terug in vrijwel iedere aflevering. Pas in de laatste vijf minuten komt er een antwoord. Daarvoor zie je iets anders: heel veel vragen en “just the facts ma’am”.

Nu is dat ook prima te vertalen naar een rapportage. Nu loopt er iemand naar je toe en zegt: “Kun je een dashboard maken over verzuim?” Dat is een heel algemeen statement waarmee je alle kanten op kunt. Je hebt veel vrijheid om te kiezen en iets te verzinnen. Dat klinkt eenvoudig. Maar als je op dat moment Power BI opent en meteen visuals begint te plaatsen, ben je eigenlijk al verkeerd begonnen.

Je loopt tegen twee problemen aan:

  • Je weet de feiten niet.
  • Je weet de vragen niet.

De eerste vraag die je vrijwel altijd als begin kunt gebruiken is “Wat is er gebeurd?”, in detectivejargon: de feiten. Dit is waarover je wilt rapporteren. Je kunt beginnen met een feit: ziekteverzuim 8%. De volgende vraag is dan: “Is dit goed of is dit slecht?”, of iets verfijnder: “Wat is een goed cijfer en wat slecht?” Is het nu beter dan vroeger of slechter? Dit zijn standaardvragen waarmee je altijd kunt beginnen. Een ervaren visualizer heeft al lang een KPI-card in zijn hoofd. Maar nu komt het: als je nog eens naar het proces kijkt, is de business de detective. En nu hebben zij deze vragen ook in hun hoofd.

En nu zijn we op gang. Je zult merken dat de volgende vraag nu ook snel komt: “Is het altijd 8% geweest?”, “Is er een seizoenseffect?”, “Is het percentage aan het toenemen?”

Net zoals in de vorige alinea kun je al de visual bedenken die je wilt gebruiken. Maar nu weet je precies waarom je deze gaat gebruiken. Het beantwoordt vragen die spelen in de hoofden van degenen die dit rapport willen gebruiken.

Na deze eerste twee stappen gaan we verder. We zitten nog lang niet in de laatste vijf minuten van deze aflevering. We hebben Wat en Wanneer. Nu gaan we kijken naar Waar. Waar zit het probleem of waar zit het succes? Welke afdeling heeft een hoog verzuim? Wat zijn de percentages die je ziet? Welke afdelingen zitten boven de norm voor goed en slecht? En voor de afdelingen die op dit moment niet zo goed presteren is een natuurlijke vervolgvraag: was het altijd al zo of is het recent verslechterd? Nu merk je ook dat met die laatste vraag je als ontwerper misschien een iets geavanceerdere visualisatie mag kiezen. In plaats van een standaard bar chart met Top N, misschien kan je nu voor een horizontale lollipop chart kiezen. Maar nu is het geen “eye candy”. Het past precies bij de gestelde vragen omdat het antwoorden toont die anders verborgen zouden blijven.

Onze aflevering loopt nu al naar het einde. Maar voordat we kunnen afronden ontbreekt nog een belangrijk onderdeel: “het motief”, of Waarom. Waarom is het ziekteverzuim bij afdeling B zo hoog? Nu zullen de antwoorden veel diverser zijn. Het antwoord zou kunnen zijn: we hebben nu eenmaal een aantal mensen die langdurig ziek zijn. Dan is de volgende gedachte ook logisch: je kunt hoogfrequent kort verzuim hebben of laagfrequent lang verzuim dat leidt tot een hoog verzuimpercentage. En dat valt weer prima in een visual te presenteren.

Voor een eerste rapportpagina hebben we nu al een rij vragen die we beantwoorden, waardoor je een eerste conclusie kunt maken: “Ons verzuim is hoger door met name afdeling B, die een aantal langdurige verzuimers heeft. We zien andere afdelingen waar vooral hoogfrequent verzuim is.” Als de serie een succes is kunnen we vervolgafleveringen schrijven. Waarom zijn mensen vaak in verzuim? Zijn er oorzaken aan te wijzen? Kunnen we voorspellen wanneer je met hoger verzuim rekening moet houden? Daarnaast ook wat we zelf doen. Doen we de dingen die we moeten doen om deze mensen te helpen?

Nu we al deze vragen hebben kunnen we beginnen met het geven van antwoorden: mooie visuals. Strakke dashboards. En het mooiste: ze zullen worden gebruikt, want we doen het allerbelangrijkste. We geven antwoord op prangende vragen.